Questions fréquentes
Ce qu’on me demande avant d’appeler
Douze réponses, en quatre thèmes. Commencez par celui qui vous retient.
Ce que je reprends
Quels services couvre précisément Adminisphère ?
Je prends en charge l’ensemble de vos missions administratives, RH et de pré-comptabilité : rédaction et envoi de devis et factures, recouvrement, relances clients, classement des pièces comptables, préparation de la TVA, gestion des contrats, DPAE, mutuelle. Vous gardez une vision claire sans embaucher.
Vous remplacez mon expert-comptable ?
Non. Tenir votre comptabilité et établir vos comptes restent son métier, et la loi le lui réserve. Moi, je prépare ce qui arrive sur son bureau : pièces classées, justificatifs rassemblés, relevés bancaires pointés.
Je fais aussi le lien avec le cabinet. Quand il réclame une pièce, c’est moi qu’il appelle, pas vous. Il reçoit un dossier ordonné, et c’est moi qui vous relance pour les pièces manquantes.
Jusqu’où va la partie outils ?
Je construis des outils sur mesure quand ceux du commerce ne conviennent pas : tableaux de suivi, automatisation de tâches répétitives, suivi de performances ou de consommation d’API. Je viens d’une société de services numériques, c’est mon terrain d’origine. Si votre besoin dépasse ce que je peux tenir seule, je vous le dis avant de commencer.
Démarrer et travailler ensemble
Une assistante externalisée, concrètement, ça change quoi par rapport à une embauche ?
Vous confiez des tâches, pas un poste. Pas de recrutement à mener, pas de fiche de paie à établir, pas de semaines de prise en main : une fois vos accès ouverts, je démarre à la date convenue ensemble.
Le volume suit votre activité, d’un mois à l’autre. La facturation se fait au temps passé, sauf forfait convenu. Vous pouvez suspendre ; la reprise se cale alors sur mon planning. Ce que la loi impose à un contrat de travail à temps partiel, vous le trouverez dans le comparatif de la page d’accueil.
Comment se déroule le démarrage d’une mission ?
Après un appel découverte gratuit pour cerner vos priorités, je vous propose un plan d’action. Ensuite, vous m’ouvrez les accès et je commence : il n’y a pas de semaines de montée en compétence à financer. Vous recevez un point d’avancement régulier, au rythme convenu ensemble.
Comment communique-t-on au quotidien ?
Un seul canal — e-mail, messagerie ou outil collaboratif — avec un point hebdomadaire si besoin. Un tableau partagé, sous Notion ou dans l’outil que vous utilisez déjà, vous donne en un coup d’œil l’état d’avancement de toutes vos tâches.
Prix et engagement
Combien ça coûte, et qu’est-ce que je paie ?
À l’heure, sur le temps réellement passé sur votre dossier. Le compteur tourne quand je travaille pour vous, et s’arrête le reste du temps. Vous ne financez ni les temps morts, ni mes outils, ni ma formation.
Quatre règles, et elles sont écrites :
- Le temps se décompte à la minute travaillée. Une tâche de trente-cinq minutes est facturée trente-cinq minutes.
- Aucun minimum de facturation, aucune heure entamée due.
- Aucune heure achetée d’avance, donc aucune heure perdue le mois où vous n’avez besoin de personne.
- La facture dit ce qui a été fait, et combien de temps y est passé.
Vous voulez le détail fin, tâche par tâche ? Vous le demandez, je vous l’envoie.
Le tarif, lui, se fixe pendant l’appel découverte : il dépend de ce que vous me confiez et à quel rythme. Sans engagement de durée, et un forfait reste possible si votre situation s’y prête.
Mon besoin est modeste : est-ce que vous me prendrez quand même ?
Oui. Il n’y a aucun volume minimum. Ce qui compte pour moi, c’est la régularité, pas le volume : un petit dossier qui revient chaque mois me convient très bien.
Je vous dois aussi une précision. Le suivi s’ajuste au volume confié. Un petit dossier est traité avec le même soin, mais sans créneau réservé ni disponibilité de chaque instant : les délais se calent sur mon planning.
Puis-je tester le service avant de m’engager ?
Oui. Un appel découverte gratuit et sans engagement vous permet de valider la méthode avant toute décision.
Et si je veux arrêter, ou faire une pause ?
Le préavis se fixe au démarrage, pas au moment du départ : le jour même, une semaine, un mois. Vous choisissez ce qui vous convient, et c’est écrit.
Vous pouvez aussi suspendre. Une saison creuse, une trésorerie tendue, un mois où vous n’avez besoin de personne : on arrête, on reprend ensuite. Un salarié ne se met pas en pause. Moi, si.
Une réserve, et je préfère la dire tout de suite : je ne garde pas votre créneau. Je fais tourner une entreprise, et je privilégie les collaborations régulières — ce sont elles qui me permettent d’être là quand vous en avez besoin. Une reprise se recale donc selon ce que j’ai à ce moment-là. Tout se discute, dans le raisonnable.
Et le jour où vous arrêtez pour de bon : vous récupérez vos dossiers à jour, je vous rends vos accès. Vous n’avez jamais cessé de travailler dans vos outils — il n’y a rien à rapatrier.
Vos données
Que deviennent vos documents confidentiels ?
Vos documents confidentiels — paie, contrats, pièces comptables — ne partent chez aucun service tiers. Je les traite sur ma machine, et voici comment je les protège :
- Un stockage chiffré. Vos documents sont conservés sur un serveur de stockage (NAS) entièrement chiffré, sauvegardé automatiquement sur un second disque. Il est accessible à moi seule.
- Un coffre-fort pour vos accès. Vos mots de passe sont rangés dans mon coffre-fort 1Password, verrouillé par un mot de passe et une clé de sécurité.
- Une IA locale pour les documents sensibles. Elle est installée sur une machine dédiée et tourne dans un environnement isolé, qu’on ne peut pas interroger de l’extérieur.
- Les IA en ligne, pour le reste seulement. ChatGPT, Claude ou Gemini m’aident sur les tâches non confidentielles. Je ne leur soumets pas vos documents confidentiels.
- Une clause de confidentialité, que je signe à chaque collaboration.
Cinq questions à poser à tout prestataire avant de lui confier vos documents
Utilisez-vous l’intelligence artificielle ?
Oui, comme outil, jamais sans relecture. Elle me sert à dégrossir un classement, préparer un tableau, rédiger un premier jet : je relis tout avant que cela vous parvienne, et douze ans de métier servent précisément à voir quand une machine se trompe. Pour vos documents confidentiels, c’est l’IA locale décrite juste au-dessus qui travaille. Et comme je facture à l’heure, le temps qu’elle me fait gagner, c’est vous qui l’économisez.
45 minutes pour savoir si c’est utile
Vous me décrivez votre situation, je vous dis ce que je reprendrais en premier et à quel rythme. Si ce n’est pas utile, on se le dit et on en reste là.