Conseils · Pré-comptabilité
Pré-comptabilité : quelles erreurs coûtent le plus cher ?
Votre compte est créditeur, votre expert-comptable boucle le bilan une fois par an : tout semble aller bien. Pourtant, certaines erreurs ne se voient qu’à la clôture, quand il est trop tard pour les corriger simplement. Voici celles que je rencontre le plus, et comment les éviter.
En bref
- Le solde de votre compte n’est pas votre trésorerie : une partie appartient déjà à l’État, aux organismes ou à vos fournisseurs.
- Une dépense de l’année dont la facture n’est pas encore arrivée doit quand même compter dans l’année.
- Une dépense sans justificatif peut vous coûter sa TVA et sa déduction.
- Un rapprochement bancaire mensuel vaut mieux qu’une reconstitution annuelle.
Un cas type : le solde qui rassure trop
Prenons un dirigeant qui consulte son compte un soir de juin. Le solde est le plus haut de l’année. Il se verse un complément de rémunération et remplace deux ordinateurs.
Trois semaines plus tard, les sorties arrivent ensemble : la TVA collectée sur les ventes du printemps, les cotisations URSSAF, puis la facture d’un sous-traitant pour une mission terminée en mai. La dépense existait déjà ; seule la facture manquait. Ce sont les frais non parvenus.
Le compte passe à découvert, et le dirigeant doit demander un délai à un fournisseur. Un suivi mensuel lui aurait montré son vrai disponible, bien plus bas que le solde affiché.
Le solde bancaire n’est pas votre trésorerie
Votre solde contient de l’argent qui ne vous appartient déjà plus :
- la TVA collectée sur vos ventes, que vous reverserez à la prochaine déclaration ;
- les cotisations sociales, prélevées plus tard ;
- les factures fournisseurs reçues mais pas encore payées ;
- les prélèvements à venir : loyer, assurances, échéances d’emprunt ;
- l’impôt à régler sur votre résultat.
La parade : un tableau de trésorerie simple, une ligne par sortie connue, avec sa date. Votre vrai disponible, c’est le solde moins ces sorties.
Les frais non parvenus : la charge que personne ne voit
Une dépense appartient à l’année où le service a été rendu, pas à celle où la facture arrive. Si votre expert-comptable l’ignore à la clôture, elle tombe dans le mauvais exercice.
Cette règle vaut pour les sociétés et, plus largement, pour les entreprises qui tiennent une comptabilité d’engagement. Une profession libérale qui tient une comptabilité de trésorerie suit d’autres règles.
Les cas classiques : une prestation de fin d’année facturée le mois suivant, une facture d’énergie en retard, des honoraires réglés après la clôture.
L’effet est double : le résultat paraît meilleur qu’il n’est, l’impôt se calcule dessus, et vos décisions reposent sur un chiffre faux.
La parade : avant la clôture, listez ce que vous avez reçu ou consommé sans facture, et transmettez la liste à votre expert-comptable. Faites de même pour ce que vous avez vendu sans l’avoir facturé.
Les justificatifs qui manquent au mauvais moment
Un ticket de carte bancaire n’est pas une facture. Un relevé non plus. Sans facture, la TVA d’une dépense n’est en principe pas récupérable, et une charge non justifiée peut être remise en cause lors d’un contrôle.
Le problème est presque toujours le temps : la facture se demande « plus tard », puis plus jamais. Les notes de frais sont les plus exposées.
La parade : récupérez chaque justificatif au moment de la dépense, et rangez-le au même endroit, chaque semaine. Une photo prise tout de suite vaut mieux qu’une facture cherchée trois mois après. Gardez toutefois l’original papier. Une simple photo ne le remplace pas : seule une numérisation conforme aux conditions fixées par l’administration le permet.
Le rapprochement bancaire fait une fois par an
Rapprocher, c’est relier chaque ligne du relevé à sa pièce. Fait chaque mois, c’est l’affaire d’un moment. Fait une fois par an, c’est une reconstitution : les mémoires s’effacent, les fournisseurs ne répondent plus.
Il fait aussi apparaître tôt ce qui cloche : un prélèvement rejeté, un client qui n’a pas payé, un abonnement oublié.
La parade : un rendez-vous fixe dans le mois, toujours le même jour. Les lignes sans pièce vont sur une liste, et cette liste doit être vide avant le mois suivant.
Quand se faire aider
Je ne remplace pas votre expert-comptable. Je lui transmets chaque mois un dossier complet : justificatifs rangés, banque rapprochée, factures non parvenues listées. Il travaille plus vite, et vous voyez plus clair sur votre trésorerie.
Ces erreurs viennent rarement d’un manque de compétence, mais d’une tâche courte repoussée à plus tard. Vous vous reconnaissez dans l’une d’elles ? Pendant un appel découverte, nous regardons ce qui doit être repris en premier.
Pour aller plus loin :
Ana Marques — assistante administrative, RH et pré-comptabilité, Adminisphère
Mis à jour le
Cet article donne une information générale, à jour à sa date de mise à jour. Pour votre situation, demandez l’avis de votre expert-comptable, d’un avocat ou de l’organisme concerné.
