Facture déjà envoyée : comment la corriger dans les règles ?

En bref

• Une facture envoyée ne se modifie pas : elle se corrige par un avoir ou une facture rectificative qui y fait référence.
• Les numéros de facture se suivent dans l’ordre chronologique, sans trou ni doublon.
• Facturer avec un traitement de texte n’est pas interdit aujourd’hui, mais rien n’y empêche les erreurs.
• Choisissez avec votre expert-comptable une seule méthode de correction, et tenez-vous-y.

Deux dossiers, le même type d’écart

Dans un premier dossier, chaque facture partait d’une copie de la précédente, dans un traitement de texte. Résultat : des numéros dans le désordre, des doublons, des erreurs de calcul sur la TVA. Rien de malhonnête. Juste un modèle recopié, faute de temps.

Nous sommes passés à un outil de facturation qui numérote seul, et je rapproche chaque mois les factures de la comptabilité. Quelques mois plus tard, la numérotation était continue et l’expert-comptable n’avait plus de questions.

Dans un second dossier, l’outil de facturation et la comptabilité ne concordaient pas. À la demande de ses clients, le dirigeant baissait le montant de factures déjà envoyées. La comptabilité avait gardé la version d’origine. Chaque facture concernée laissait un écart inexpliqué.

Dans les deux cas, la cause est la même : une facture traitée comme un document qu’on peut retoucher.

Pourquoi une facture envoyée ne se modifie plus

Une fois envoyée, une facture n’est plus seulement la vôtre : votre client l’a enregistrée, et a peut-être déjà déduit sa TVA. Si vous modifiez votre exemplaire, il existe deux versions du même document, avec le même numéro. C’est précisément le genre d’incohérence qu’un contrôle fiscal relève.

Avoir ou facture rectificative : lequel choisir

Les deux sont admis. L’avoir annule tout ou partie d’une facture. Vous l’utilisez pour une remise après coup, un retour, une prestation non réalisée ou un montant erroné. Il porte son propre numéro et fait référence à la facture d’origine.

La facture rectificative corrige une ou plusieurs mentions de la facture initiale : une adresse, un numéro SIREN, un taux. Elle fait référence de façon exacte à la facture qu’elle modifie et reprend les mentions corrigées.

Dans la pratique, beaucoup d’experts-comptables préfèrent une méthode plus lisible : un avoir qui annule entièrement la facture, puis une nouvelle facture juste. Demandez au vôtre, puis tenez-vous-en à une seule méthode.

Envoyez toujours le document de correction à votre client : il en a besoin.

La numérotation : continue, chronologique, sans doublon

Chaque facture porte un numéro unique, dans une séquence chronologique et continue.

Vous pouvez tenir plusieurs séries, chacune avec son préfixe, si votre façon d’exercer le justifie : plusieurs sites de facturation, par exemple. Chaque série doit alors rester continue.

Deux erreurs reviennent souvent :

• réutiliser un numéro après avoir annulé une facture. Une facture annulée garde son numéro : on l’annule par un avoir ;
• sauter des numéros en recopiant un ancien modèle. Chaque trou devra être expliqué.

Une mention obligatoire absente ou inexacte peut aussi coûter une amende fiscale de 15 € par mention. Pour chaque facture, cette amende est plafonnée au quart de son montant. Le code de commerce prévoit en outre une amende administrative pour les manquements aux règles de facturation.

Word ou Excel : est-ce interdit ?

Non. Pour une TPE ou une PME, aucun texte n’impose aujourd’hui un logiciel particulier pour émettre une facture papier ou PDF.

Le problème est ailleurs : dans un tableur, tout se saisit à la main et se modifie sans trace. Un outil de facturation numérote seul, calcule la TVA et garde l’historique.

Une facture électronique, elle, n’est pas un simple PDF : elle passe par une plateforme agréée, dans un format structuré, ce qu’un traitement de texte ne sait pas faire. Ce qu’elle change pour une TPE, et à partir de quand : Facture électronique : qu’est-ce qui change pour une TPE, et quand ?

Quand se faire aider

Votre numérotation a des trous, ou des factures envoyées ont été modifiées ? Mieux vaut le traiter avant la clôture de l’exercice.

Pendant un appel découverte, nous regardons votre façon de facturer. Vous repartez avec les corrections à faire, dans l’ordre, et ce que la facture électronique va vous demander.

Réserver un appel découverte

Pour aller plus loin :

• Ce que je reprends à votre place, et ce qui reste à votre expert-comptable
• Comment je protège vos données

Cet article donne une information générale, à jour à sa date de mise à jour. Pour votre situation, demandez l’avis de votre expert-comptable, d’un avocat ou de l’organisme concerné.