Conseils · Ressources humaines
Premier salarié : que faut-il faire avant son arrivée ?
Votre premier salarié arrive bientôt. Le contrat est prêt, et vous avez l’impression que l’essentiel est fait. Ce n’est qu’une partie du travail. Voici les démarches, dans l’ordre où je les traite.
En bref
- La déclaration préalable à l’embauche se fait avant la prise de poste. Ne l’oubliez jamais.
- La mutuelle d’entreprise est obligatoire. La prévoyance ne l’est pas en général, mais votre convention collective peut l’imposer.
- Votre salarié passe une visite d’information et de prévention dans les mois qui suivent son arrivée.
- Un premier jour préparé compte autant que les formalités.
Un cas type : le premier lundi
Prenons une gérante qui accueille son premier salarié un lundi. Le contrat est signé depuis une semaine.
Le lundi matin, rien n’est prêt : l’ordinateur n’est pas livré, la messagerie n’existe pas. Le salarié passe sa journée à lire des documents.
Le soir, la gérante découvre un oubli plus sérieux : la déclaration préalable à l’embauche n’a jamais été envoyée. Son salarié a travaillé une journée sans être déclaré, et l’entreprise s’expose à une sanction.
Deux oublis, une même cause : rien n’était écrit. Une liste avec une date pour chaque démarche aurait suffi. La voici.
Avant le premier jour : les démarches obligatoires
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Elle se fait en ligne auprès de l’URSSAF, dans les huit jours qui précèdent l’embauche, et au plus tard avant la prise de poste.
Le registre unique du personnel. Il s’ouvre dès la première embauche. Chaque salarié y est inscrit dans l’ordre d’arrivée, les stagiaires dans une partie distincte.
Le contrat de travail ou les informations écrites. Le contrat écrit est obligatoire pour un CDD ou un temps partiel. Pour un CDI à temps plein, la loi ne l’exige pas, mais votre convention collective peut l’imposer. Vous devez en revanche remettre par écrit les informations principales de l’emploi : certaines au plus tard le septième jour, les autres dans le mois.
Mon conseil : écrivez un contrat dans tous les cas, signé avant l’arrivée.
La convention collective. Identifiez celle qui s’applique à votre activité : elle fixe souvent un salaire minimum, la durée de la période d’essai, parfois la prévoyance.
La protection sociale : mutuelle obligatoire, prévoyance selon les cas
La mutuelle d’entreprise. Vous devez proposer une complémentaire santé collective à vos salariés et en financer au moins la moitié.
La prévoyance. Elle n’est pas obligatoire en règle générale. Deux exceptions à vérifier : l’embauche d’un cadre, et une convention collective qui l’impose.
La retraite complémentaire. Votre entreprise doit être affiliée à une caisse de retraite complémentaire.
La santé au travail
Avant ou dès la première embauche, adhérez à un service de prévention et de santé au travail.
Votre salarié passe ensuite une visite d’information et de prévention, au plus tard dans les trois mois qui suivent sa prise de poste. Certains postes la demandent avant l’affectation, comme le travail de nuit ou un salarié de moins de dix-huit ans.
Pensez aussi au document unique d’évaluation des risques, dû dès le premier salarié, quelle que soit votre activité.
Le dossier du salarié et la première paie
Avant l’arrivée, rassemblez :
- une pièce d’identité ; pour un salarié étranger hors Union européenne, une autorisation de travail vérifiée auprès de l’administration avant l’embauche ;
- le numéro de sécurité sociale ;
- un RIB pour le versement du salaire.
Côté paie, décidez qui l’établit : vous, avec un logiciel, ou votre expert-comptable. Le premier bulletin déclenche votre première déclaration sociale nominative (DSN), le mois suivant.
Notez aussi la date de fin de la période d’essai dans votre agenda. La renouveler ne se décide pas au dernier moment. Il faut trois conditions : un accord de branche étendu qui le permet, une clause prévue au contrat, et l’accord du salarié.
Enfin, vérifiez vos affichages obligatoires dès le premier salarié : inspection du travail, service de santé au travail, horaires collectifs, consignes de sécurité, entre autres. Un panneau à jour, ou un document remis à chacun, suffit le plus souvent.
Le premier jour : ce qui fait la différence
Les formalités protègent l’entreprise. Le premier jour, lui, décide de la suite. Vérifiez que :
- le poste de travail est prêt, matériel compris ;
- les accès sont créés : messagerie, outils, locaux ;
- le planning de la première semaine est écrit ;
- une personne est désignée pour répondre aux questions.
Un salarié qui arrive dans un environnement prêt comprend qu’on l’attendait.
Quand se faire aider
Vous embauchez pour la première fois, ou vous doutez que tout soit en règle ?
Pendant un appel découverte, nous passons cette liste en revue pour votre situation. Vous repartez avec ce qui reste à faire, dans l’ordre.
Pour aller plus loin :
Ana Marques — assistante administrative, RH et pré-comptabilité, Adminisphère
Mis à jour le
Cet article donne une information générale, à jour à sa date de mise à jour. Pour votre situation, demandez l’avis de votre expert-comptable, d’un avocat ou de l’organisme concerné.
